Что надо знать о налоговой проверке. Часть 2.
Заметки финского предпринимателя-бухгалтера
Итак, как и обещала, углубимся в детали профилактики наказуемых налоговой инспекцией ошибок. Для того, чтобы понять, как это сделать приведу список того, на что налоговая проверка чаще всего обращает внимание.
1. Насколько в порядке общее ведение бухгалтерского учета и налогов
Налоговая проверка оценивает правильность ведения учета в целом: соблюдены ли правила в выставленных счетах, в том числе, соблюдается ли их нумерация, предоставлялись ли и проводились ли приходные и расходные документы вовремя, соответственно хронологическому порядку, или же это регулярно делается с большим опозданием, есть ли наличная касса и велся ли кассовый журнал, правильно ли оформлены командировочные отчеты и т.п.
Профилактика ошибок: о том, что надо найти и пользоваться услугами квалифицированного бухгалтера я не говорю, думаю, это и так понимает каждый предприниматель. Поэтому сразу к делу:
- не забывайте отправлять все документы бухгалтеру вовремя и регулярно, не оставляйте на потом поиск затерявшихся квитанций и счетов
- попросите бухгалтера (если он/она не делает этого автоматически) смело комментрировать документы, если есть хоть малейшие нарекания и ошибки. Да, это может быть не всегда приятно и надоедает, но этим вы обезопасите свои тылы при налоговой проверке
2. Проведение представительских расходов, издержек на переговоры и развлечения персонала, подарки и т.п.
Здесь налоговая проверка обращает особое время на документирование и учет в налогообложении, т.е. проверяется наличие документов, подтверждающих расход, приложены ли пояснения характера расходов,списка участников мероприятий и т.п. Мнение налогового инспектора в данном случае очень часто расходится с видением расхода глазами предпринимателя-бизнесмена.
Проблематика проявления внимания к клиентам и персоналу вызывает седые волосы даже у опытных бизнесменов, не говоря о начинающих. Как понять что представительский расход, а что маркетинговый? Можно ли подарить клиенту без налоговых последствий брендовый кашмировый шарф? А как с расходами на организацию рождественского угощения для персонала? Более глубоко эта тема раскрыта, например, в этой статье https://goo.gl/vdRjad.
Ну и, конечно же, не возбраняется посоветоваться до покупки со своим бухгалтером, если вас терзают смутные сомнения деталей налогообложения в данном конкретном случае. Что и является наиболее действенной профилактикой ошибок для этой части проверяемой документации.
Проста в воплощении также рекомендация надписывать на каждый чек/счет поясняющий текст. Например, переговоры с фирмой Наш любимый клиент Oy. Участники: Вася Васечкин и Паша Предприниматель. В наше время и на электронные документы нетрудно сделать соответствующие пометки, ну или на крайний случай приложить дополнительный файл с комментариями. Тогда при возникновении интереса налогового инспектора к этому расходу вам не надо будет ломать голову и искать, кому вы там покупали кофе с булочкой три года назад и по какому поводу.
3. Все ли выставленные счета учтены в бухгалтерии
Возможно, это звучит странно и неправдоподобно, но нередки случаи, когда часть продаж не учтена в бухгалтерии по той или иной причине. Кто-то забыл отправить бухгалтеру парочку-другую счетов, кто-то элементарно не выставил счета за оказанные услуги или проданный товар. Налоговая проверка часто проводит сверки, например, журнала бронирования с оформленными продажами, или проверяет таксистов, сравнивая расходы на топливо с километражом, или же банально сопоставляет нумерацию выставленных счетов и проведенные продажи.
Профилактика ошибок:
- выставляйте счета регулярно, не откладывая в долгий ящик, и отправляйте их систематично в бухгалтерию
- cоблюдайте нумерацию выставляемых счетов (например, счет 001,002, 003, а не 001, 005,007) — позже будет трудно доказать, что вы просто ошиблись в нумерации, а не утаили продажи. К тому же при соблюдении нумерации и вам самим, и бухгалтеру будет проще увидеть, что какой-то продажи явно не хватает до того, как этим фактом заинтересуется налоговая инспекция
4. Проведение операций с наличными деньгами
Это то, что однозначно проверяется. Поэтому если в вашей сфере можно легко и непринужденно избежать пользования наличными — сделайте это. Если же отказаться от пользования шуршащими купюрами вы не в силах, то ведите кассовый журнал, например, в виде простенькой таблицы excel, куда заносите все движения наличными деньгами, и как минимум, раз в месяц выводите остаток кассы и предоставляйте копию кассового отчета бухгалтеру на регулярной основе.
С точки зрения налоговой инспекции привлекательны для проверки также солидные остатки по наличной кассе, либо негативная касса, что тоже не редкость и вовсе не нонсенс из категории «этого не может быть, потому что быть не может».
Профилактика ошибок:
- ведение кассового отчета
- использование грамотного бланка кассового отчета
5. Командировки и связанные с ними расходы
Не имеет значения, идет ли речь о безналоговых компенсациях командировочных расходов или обычных компенсациях — в подавляющем большинстве случаев это то, что является лакомым кусочком для налогового инспектора. Интересует все: были ли основания для выплаты безналоговой компенсации за километры kilometrikorvaus? Есть ли отчет о командировке и оформлен ли он правильно? Не были ли вписаны в командировочный отчет расходы членов семьи, не имеющих отношения к фирме? Какова была цель командировки и действительно ли она связана с бизнесом? В этом случае также, как и во всех вышеприведенных основным правилом можно считать документирование и аргументирование.
Профилактика ошибок:
- обсудите с бухгалтером на конкретном примере, есть ли основания для безналоговых компенсаций командировочных расходов
- всегда оформляйте командировочный отчет
- не оплачивайте за счет фирмы расходы супруги-/-а или детей
Продолжение следует….
12.11.2016
O. Svarvali
olga@pk-economics.fi
