Näin tulkitset kirjanpidon raportteja
22.11.2016
Kirjanpitäjä lähettää joka kuukausi nipun raportteja – mitä raportit tarkoittavat ja mitä hyötyä niistä on?
Tavanomaisesti kirjanpitäjä lähettää asiakkaalle seuraavat perusraportit;
- Päiväkirja
- Pääkirja
- Tuloslaskelma ja tase
Tarkastellaan yllä olevia lyhyesti.
Päiväkirja
Päiväkirjassa kaikki kirjanpidon tositteet (eli myyntilaskut, ostolaskut jne.) ovat järjestetty päivämäärän tai tositenumeron perusteella. Päiväkirjan lopusta löydät tietoa tosite- ja vientimääristä.
Alla olevassa kuvassa on (todella) lyhyt esimerkki päiväkirjasta – päiväkirjan mukaan molemmat laskut ovat maksettu samana päivänä – 2.1.2013. Tosinumeroista Nebulan lasku kulkee numerolla 1 ja Nordean kulut numerolla 2.
Kuva 1. Päiväkirja
Esimerkki päiväkirjan hyödyntämisestä:
Essi Esimerkki osti syksyllä 2015 uuden kahvinkeittimien toimistolle. Kahvinkeitin meni rikki ja nyt Essi Esimerkki tarvitsee takuukuitin. Tositteita on kuitenkin sen verran, ettei hän jaksaisi ihan jokaista käydä läpi.
Essi Esimerkki on omatoiminen ja kaivaakin vuoden 2015 päiväkirjan esille. Päiväkirjasta hän pystyy etsimään kahvinkeittimen kirjauksen joko päivämäärän mukaan tai käyttämällä tiedoston haku-toimintoa. Tapahtuman löytyessä Essi Esimerkki tarkistaa tosinenumeron, jolle kahvinkeitin on kirjattu ja osaa sen perusteella etsiä takuukuitin oikeasta mapista.
Pääkirja
Pääkirjassa kirjanpitomerkinnät ovat järjestetty asiajärjestykseen kirjanpitotilien mukaan. Esimerkiksi puhelintilin alla ovat kaikki puhelinkulut, YEL-tilin alla näkyvät YEL-maksut jne.
Alla olevassa kuvassa on pieni esimerkki pääkirjasta. Puhelinkulujen alla näkyy, kuinka paljon ja milloin on maksettu puhelinlaskuja. Vastaavasti konttoritarvikkeiden alla näkyy, kuinka paljon ja milloin on osteltu konttoritarvikkeita.
Kuva 2. Pääkirja
Esimerkkejä pääkirjan hyödyntämisestä:
- Sinusta tuntuu, että et muuta vuoden aikana ole tehnytkään, kuin maksanut YEL-maksuja. Pääkirjan YEL- tai eläkekulujen alta pääset tarkastelemaan montako laskua olet todellisuudessa maksanut ja milloin.
- Tuloslaskelma näyttää, että olet maksanut vuoden aikana hurjasti myöhästymismaksuja,omasta mielestä olet kuitenkin maksanut laskut suurinpiirtein ajallaan – voiko luku pitää paikkansa? Skrollaamalla pääkirjan kohtaan ”Myöhästymismaksut” näet, mitkä ostolaskusi ovat sisältäneet myöhästymismaksuja ja kuinka paljon.
Tuloslaskelma
Tuloslaskelma on raportti, josta näet tuotot ja kulut tietyltä aikaväliltä. Tuloslaskelman ensimmäisillä riveillä näkyvät myynnit ja näiden alla listauksena kaikki kulut; alkaen ostoista ja päätyen tuloveroihin.
Tuloslaskelmasta näkyy myös tilikauden tulos, joko voitto tai tappio. Tuloslaskelmassa voi olla monta saraketta, jossa jokainen kuvaa eri aikaväliä.
Tase
Taseessa on kuvattu yrityksesi omaisuuden ja velkojen arvo tiettynä ajankohtana.
Esimerkiksi jos tase on päivätty 31.12.2015 – niin se kertoo yrityksen omaisuuden arvon ja velat juuri tuona päivänä. Eli esimerkiksi mikä oli koneiden ja kaluston kirjanpito-arvo joulukuun viimeiselle päivälle. Tai paljonko pankkitililläsi tai kassassa oli rahaa 31.12.2015. Vastaavasti näet mitä olit velkaa 31.12.2015. Esimerkiksi ALV-velan määrä tai paljonko pankkilainaa oli vielä jäljellä.
