Pienyritys + kirjanpidon sähköistäminen?
31.8.2018
Sähköisyys tilitoimiston asiakkaana voi tarkoittaa monta eri asiaa ja se voidaan toteuttaa monella eri tavalla.
Ideaalitilanteessa sähköisyys poistaa päällekkäiset työt ja säästää yrittäjän sekä tilitoimiston aikaa. Lisäksi yrittäjä näkee talouslukunsa reaaliaikaisesti ja pääsee käsiksi tietoihin kellon ympäri. Tässä tavassa yrittäjä ja tilitoimisto hyödyntävät samoja ohjelmistoja rinnakkaistunnuksilla.
Ideaalitilanne toteutuu kuitenkin harvoin, eikä reaaliaikaisuus ole tarpeellista kaikille yrityksille. Tämä seikka tuntuu usein unohtuvan niin ohjelmistonkehittäjiltä, kuin viranomaisiltakin.
Yleisin tapa sähköistyä lieneekin se, että paperit jätetään pois kokonaan tai osittain. Kuvaan alle yleisimpiä tapoja sekä niiden ominaisuuksia. Sähköisyys voi olla myös jotain näiden tapojen väliltä.
Tapa 1. Sähköistytään osittain. Osasähköisyydessä jonkin osa-alueen aineistot toimitetaan sähköisesti, mutta suurin osa kuitenkin paperilla.
Esimerkikki: Rakennusalan yrittäjä on sähköistänyt taloushallinnon osittain. Kuitit toimitetaan mobiilisovelluksella kirjanpitoon. Myyntilaskut yrittäjä laatii erillisellä ohjelmistolla ja toimittaa ne kirjanpitäjälleen pilvipalvelun kautta. Tiliote latautuu suoraan ohjelmistoon. Kaikki muu viedään tilitoimistoon paperisena.
Hyödyt ja haitat riippuvat siitä, mikä tulee paperilla ja mikä sähköisenä. Tärkeintä kuitenkin on se, että sähköisessä muodossa tulevat aineistot toimitetaan sovitussa tiedostomuodossa. Lisäksi ongelmaksi voi muodostua toimitustapojen laaja kirjo; osa kirjanpidon aineistoista toimitetaan mobiilisovelluksella, osa pilvipalvelun kautta, osa sähköpostilla, osa paperilla..
Tapa 2. Jätetään paperit kokonaan pois. Tässä tavassa mikään ei kulje paperilla.
Esimerkki: Yhden tuolin kampaamo ottaa kuvat kaikista laskuista ja toimittaa ne kirjanpitoon mobiilisovelluksella. Valmiiksi sähköisessä muodossa olevat laskut toimitetaan kirjanpitäjälle pilvipalvelun kautta tai sähköpostilla. Tiliote saapuu suoraan ohjelmistoon tai esim. sähköpostilla.
Tärkeimmät seikat:
• Ei tarvitse rampata tilitoimistossa
• Kuitit ja laskut pysyvät tallessa kun ne kuvaa / lataa pilvipalveluun heti
• Ei mappeja nurkissa
• Kirjanpidon lasku pysyy suht samana. Tämä tapa ei nopeuta tai hidasta työtä. Laskut tulee edelleen kohdistaa tiliotteelle manuaalisesti ja jokainen tiedosto on käsiteltävä yksitellen.
• Tiedostot tulee lähettää sovitussa muodossa (yleensä PDF) sovittua kanavaa pitkin. Esimerkiksi sähköpostiin kilahtelevat isot kuvatiedostot pitää käsitellä erikseen; pienentää ja muuttaa oikeaan muotoon. Tämä voi aiheuttaa lisäkuluja, sillä työ on hidasta ja harvemmin sisältyy kirjanpidon hintaan.
Tapa 3. Yhteiskäyttöohjelmistot + reaaliaikaisuus. Kolmas tapa on ideaalein ja reaaliaikaisin. Yrittäjä hyödyntää tilitoimiston tarjoamia online-ohjelmistoja sekä mobiilisovelluksia. Mikään ei liiku paperilla.
Myyntilaskut luodaan selainpohjaisella ohjelmistolla, josta ne siirtyvät suoraan kirjanpitoon.
Ostolaskut saapuvat verkkolaskuina tai skannattuina tiedostoina suoraan ostopuolen sovellukseen, josta yrittäjä käy hyväksymässä laskut maksua varten. Ostolaskut voidaan myös siirtää sähköiseen kiertoon, esimerkiksi kollegalle tarkasteluun ja hyväksyntään.
Kuitit kuvataan ja lähetetään mobiilisovelluksen avulla suoraan kirjanpitoon. Kuitit voidaan ohjata myös esimiehelle hyväksyttäväksi esim. kulukorvauksia varten.
Palkkahallinnon puolella tuntitiedot syötetään mobiilisovellukseen, josta tiedot välittyvät esimiehelle hyväksyttäväksi tai suoraan palkanlaskijalle. Samalla sovelluksella voidaan myös luoda matkalaskuja ja liittää niihin tarvittavat tositteet.
Tärkeimmät seikat:
• Ohjelmisto keskustelee pankkitili(e)n kanssa ja luo automaattisesti kassavirtaennusteen kaiken edellä mainitun datan perusteella
• Yrittäjä näkee taloustilanteen reaaliaikaisesti
• Kirjanpitäjä ja yrittäjä säästävät aikaa, kun käytössä on yhteinen ohjelmisto. Ei enää päällekkäistä työtä ja puuttuvien tositteiden metsästystä.
• Ohjelmistot eivät ole ilmaisia; kustannuksia syntyy ohjelmistojen lisensseistä sekä tapahtumamaksuista.
Ideaalitilanne toteutuu harvoin ja käytännössä monet pienet yritykset eivät edes tarvitse edellä mainittuja ominaisuuksia. Toisaalta mikään ei estä edes niitä kaikista pienimpiä yrityksiä siirtymästä reaaliaikaisuuteen; ovathan esimerkiksi yhteiskäyttöohjelmistot sekä automaattiset kassavirtaennusteet varsin hyödyllisiä.
Yhteenveto
Sähköisyyden eri asteet. Myös tavassa 1 ja 2 voidaan hyödyntää yhteiskäyttöohjelmistoja.
Mitä PK Economics Oy tarjoaa?
Käytämme Heeroksen moderneja ohjelmistoja, joilla voidaan toteuttaa kaikki tavat paperikirjanpidosta reaaliaikaisuuteen.
Ksenia K.,31.8.2018
ksenia@pk-economics.fi
Lisää aiheesta:
Tutustu case-tapaukseen dokumenttien ja ostolaskujen kiertojärjestelmä
Kuva: Pexels.com
