Tulorekisteri tulee – mitä pienyrittäjän tulee tietää? Osa 1/2
4.10.2018
Tulorekisterin lyhyt oppimäärä.
Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019. Mitä tulorekisteri tarkoittaa pienyrittäjän näkökulmasta? Asia on sen verran laaja, että päätin jakaa tämän kirjoituksen kahteen osaan. Mikäli yritykselläsi on tapana maksaa palkkaennakoita tai palkanmaksu muutoin poikkeaa tavanomaisesta, niin suosittelen ehdottomasti tutustumaan myös kirjoituksen toiseen osaan.
Mikä tulorekisteri on?
Tulorekisteri on sähköinen tietokanta, johon tallennetaan 1.1.2019 alkaen ansio-, eläke- ja -etuustiedot. Tulorekisteri on valtiovarainministeriön ja Verohallinnon yhteishanke. Tietojen ilmoittaminen tulee koskemaan kaikkia palkkojen ja etuuksien maksajia, eli esimerkiksi työnantajia.
Tulorekisterin ideana on se, että tiedot lähetetään viranomaisille yhtä rajapintaa pitkin. Nykyisinhän viranomaisille lähetellään käytännössä samoja tietoja, mutta eri lomakkeilla ja eri aikaan. Lisäksi tulorekisterin myötä tiedot pysyvät ajan tasalla ja viranomaiset voivat tehdä mm. etuuspäätöksiä reaaliaikaisilla tiedoilla.
Asialla on toki varjopuolensa – siirtyminen uuteen menettelyyn tulee olemaan melkoisen työläs. Tulorekisteri tulee vaatimaan uusien toimintatapojen omaksumista myös pienyrittäjien puolella. Lisäksi palkanlaskun hinnoittelu tulee muuttumaan.
Mitä yhtiömuotoja tulorekisteri koskee?
Tulorekisteri koskee käytännössä kaikkia palkanmaksajia. Alla yleisimmät yhtiömuodot.
Osakeyhtiö: Palkanmaksut ilmoitetaan tulorekisteriin 1.1.2019 alkaen. Myös osakeyhtiön omistajalle maksettu palkka ilmoitetaan tulorekisteriin.
Toiminimi: Toiminimen yksityisottoja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Yksityisotot ilmoitetaan vero-ilmoituksella kuten tähänkin mennessä. Sitä vastoin toiminimen työntekijöilleen maksamat palkat ilmoitetaan tulorekisteriin.
Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan?
Tulorekisteriin ilmoitetaan palkanmaksut, palkkiot, luontoisedut, päivärahat, palkkaennakot, poissaolot jne. Osa tiedoista on vapaaehtoisia, osa pakollisia.
Milloin tiedot ilmoitetaan ja milloin maksut maksetaan?
Työantajasuoritusten, kuten ennakonpidätysten, maksupäivä pysyy samana; kuukauden 12.päivä tai sitä seuraava arkipäivä.
Muutos koskee tietojen ilmoittamista. Tiedot ilmoitetaan jatkossa palkansaajakohtaisesti ”palkanmaksu + 5 kalenteripäivää” – periaatteella. Eli käytännössä aina kun raha liikkuu, niin ilmoitus on annettava, ellei sitä ole annettu ennakkoon. Tämä koskee myös palkkaennakoita! Vuodenvaihteen jälkeen yrittäjän ja tilitoimiston tuleekin tehdä tiivistä yhteistyötä, jotta ilmoitukset lähtevät ajallaan. Lisää aiheesta kirjoituksen toisessa osassa.
Yhteenveto – Mitä minun pienyrittäjänä ja tilitoimiston asiakkaana tulee tehdä?
• Hyväksyä tilitoimiston valtuuspyyntö Suomi.fi-palvelussa.
Tulorekisteriin kirjaudutaan Suomi.fi-tunnuksilla. Tämä tarkoittaa sitä, että yrittäjän tulee myöntää uudet valtuudet tilitoimistolle, jotta ilmoituksia voidaan lähettää.
Suomi.fi on vielä erittäin keskeneräinen. Suurin osa tilitoimistoista odotteleekin, että Suomi.fi-sivustolta saadaan korjattu ”pienet” ongelmat, jotta valtuuspyynnön lähettäminen olisi edes mahdollista. Tulet siis luultavasti saamaan valtuuspyynnön hyväksyttäväksi loppuvuoden 2018 aikana.
Lisäksi tilitoimiston ohjelmisto/rajapinta saattaa vaatia omia valtuuksia, jotka asiakkaan on hyväksyttävä.
• Tarkista omat palkkaprosessit: Maksatko palkkaennakkoja? Nostatko päivärahat ennen varsinaista palkanmaksupäivää? Lasketaanko sinulle palkka koko vuodelta kerralla ja siihen kuuluu esim. puhelinetu koko vuodelta? Lue kirjoituksen toisesta osasta, miten aikataulut muuttuvat ja miten edellä mainituissa tilanteissa tulee jatkossa toimia.
Ja mitä tämä kaikki maksaa?
Tulorekisteri tarkoittaa muutosta palkanlaskennan prosesseissa ja hinnoittelussa. Se, mikä ilmoitetaan nykyisin kerran vuodessa, ilmoitetaan 1.1.2019 jälkeen kuukausitasolla. Tulorekisteriin ilmoitetaan myös joukko uusia tietoja, esimerkiksi poissaolot. Pitää muistaa, että mikään tieto ei lähde eteenpäin ihan vain nappia painamalla. Vaikka rajapinnat olisivat olemassa, tietojen lähetys vaatii tarkastamista, täsmäytyksiä, vertailuja..
Tämä tulee tarkoittamaan sitä, että palkanlaskennan hinnoittelu tulee muuttumaan. Esimerkiksi tammikuussa 2019 saat laskun sekä vuoden 2018 vuositöistä (palkanmaksun vuosi-ilmoitukset vuodelta 2018), että tammikuun 2019 kuukausi-ilmoituksista.
Lisäksi viranomaiset siirtyvät tulorekisteriin eri tahtiin, eikä rekisteri sisällä historiatietoja aikaisemmilta vuosilta. Tämä tarkoittaa sitä, että vielä hetken aikaa joudutaan tekemään satunnaisia ilmoituksia esim. Kelalle ja vakuutusyhtiöille. Ja tämä kaikki kuukausi-ilmoituksien ohella.
Tiedotamme omille asiakkaillemme hinnoittelun muutoksista loppuvuoden aikana.
Siirry tästä kirjoituksen jatko-osaan.
Ksenia K.,4.10.2018
ksenia@pk-economics.fi
Kuva: Pexels.com
