Tulorekisteri tulee – Mitä pienyrittäjän tulee tietää? Osa 2/2
4.10.2018
Tämän kirjoituksen edellisessä osassa käsiteltiin tulorekisteriä yleisellä tasolla. Syvennyn tässä osiossa aikatauluihin sekä siihen, millaisia muutoksia pienyrittäjän tulee tehdä palkanlaskennan rutiineihin.
Aikataulut – milloin tiedot ilmoitetaan? Mitä tietoja ilmoitetaan?
Tietojen ilmoittaminen monimutkaistuu. Tulorekisteri tulee vaatimaan työtapojen muutosta ainakin niille yrityksille, jotka ovat tottuneet käyttämään esimerkiksi palkkaennakoita.
Tilitoimisto välittää tiedot jatkossakin viranomaisille, mutta tämä vaatii sujuvaa yhteistyötä yrittäjän ja tilitoimiston välillä. Etenkin, mikäli palkanmaksu poikkeaa ”normaalista”.
Kuvaan tilannetta ennen ja jälkeen:
Ennen 1.1.2019
- Verohallinnolle ilmoitetetaan joka kuun 12.päivä maksettujen ennakonpidätysten ja sotumaksujen yhteissummat (ns. TAS-ilmoitus).
- Vuoden vaihteen jälkeen Verohallinnolle ilmoitetetaan palkansaajakohtaiset tiedot. Paljonko kukin työntekijä on ansainnut, paljonko on maksettu päivärahoja, ennakkopidätyksiä jne.
- Muille viranomaisille tiedot lähtevät eri aikaan ja eri tavoin. Esimerkiksi eläkevakuutusyhtiölle tiedot voidaan ilmoittaa kerran kuussa tai kerran vuodessa. Kelan ja vakuutusyhtiöiden papereita täytellään, kun on tarvetta..
Jälkeen 1.1.2019
Tiedot lähtevät ainoastaan tulorekisteriin. Ilmoitukset eläkevakuutusyhtiöille, KELA:lle, vakuutusyhtiöille tms. jäävät pikkuhiljaa pois. Suurin muutos on se, että tiedot ilmoitetaan”palkkapäivä + 5 kalenteripäivää”-periaatteella.
- Tulonsaajakohtaiset tiedot ilmoitetaan ”palkkapäivä + 5 kalenteripäivää”-periaatteella. Tulonsaajakohtaisilla tiedoilla tarkoitetaan sitä, paljonko kukin työntekijä on ansainnut ja mistä palkka koostuu.
Tämä lienee suurin muutos, johon yrittäjien täytyy sopeutua. Sääntö koskee niin palkkaennakoita, kuin erikseen maksettuja päivärahoja/kilometrikorvauksia tms. Käytännössä aina kun raha liikkuu, niin ilmoitus on annettava, ellei sitä ole annettu ennakkoon.
Tulonsaajakohtaiset tiedot voidaan antaa myös ennakkoon, aikaisintaan 45 kalenteripäivää ennen maksua.
Poissaolot ja luontoisedut
- Poissaolot, esim. sairastumiset, ilmoitetaan myös tulorekisteriin. Poissaolojen ilmoittaminen on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa. Tätä tietoa tulevat hyödyntämään mm. KELA ja vakuutusyhtiöt.
- Luontoisedut, esimerkiksi puhelinetu tai autoetu, ilmoitetaan ns. nautintaperiaatteen mukaan. Toisin sanoen tieto täytyy ilmoittaa sille kuukaudelle, jolloin etua on käytetty.
Esimerkki: Osakeyhtiön omistajalle lasketaan palkkaa kerran vuodessa. Palkka sisältää myös puhelinedun koko vuodelle. Osakeyhtiön omistaja nostaa palkkaa pitkin vuotta.
Tulorekisteriin ilmoitetaan palkka (ensimmäisen) maksupäivän mukaan ja luontoisedut joka kuukausi, ns. nautintaperiaatteen mukaan.
–> Palkanlaskennan kustannukset kasvavat, sillä ilmoitus on tehtävä kuukausitasolla, aikaisemman vuositason sijaan. Tietoja ei voi ilmoittaa ennakkoon koko vuodelta.
Palkkaennakot
- Palkkaennakot ilmoitetaan tulorekisteriin ”palkkapäivä + 5 kalenteripäivää”-periaatteella. Palkkaennakoista maksetaan mm. ennakonpidätys maksupäivän mukaan.
Esimerkki: Rakennusalan yrittäjä maksaa palkat kahden viikon välein. Toinen maksuista on palkkaennakkoa ja toinen ns. varsinaista palkkaa, josta ennakko on vähennetty. Yrittäjä maksaa 31.1.2019 palkkaennakkoa 1.000€/nuppi ja loput kertymästä 15.2.2019.
Tulorekisteriin on ilmoitettava maksetut palkkaennakot viimeistään 5.2.2018 (31.1.2019 + viisi kalenteripäivää). Koska palkkaennakoista peritään ennakonpidätys ja sotu heti, niin ne tulevat maksettavaksi viimeistään 12.2.2019. Sama koskee myös työeläkemaksuja: palkkaennakoiden eläkemaksut tulevat tammikuun erälle.
Viimeistään 20.2.2018 on ilmoitettava 15.2.2019 maksetut palkat. Näistä palkoista kertyneet ennakonpidätykset ja sotu-maksut tulevat maksettavaksi 12.3.2019.
–> Palkkaennakoilla on tähän mennessä pyritty säästämään palkanlaskennan kustannuksissa ja vähentämään byrokratiaa. Tulorekisterin myötä palkkaennakko-menetelmä ei enää säästä kustannuksia tai vähennä työtaakkaa, sillä kaikki tiedot on ilmoitettava maksupäivän mukaan. On suositeltavaa, että palkkaennakoista luovutaan.
Päivärahat, kilometrikorvaukset..
- Samoin kuin palkkaennakot, myös etukäteen maksetut verovapaat matkakorvaukset on ilmoitettavat maksupäivän mukaan.
Esimerkki: Osakeyhtiön omistaja on työmatkalla 1.1-5.1.2019. Osakeyhtiön omistaja maksaa itselleen päivärahat heti matkalta palattuaan 6.1.2018.
Tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään 11.1.2019.
–> Vältä jatkossa tätä tapaa tai ilmoita maksusta tilitoimistolle hyvissä ajoin, jotta tilitoimisto saa lähetettyä ilmoituksen ajallaan.
YHTEENVETO
Tulorekisteri tulee muuttamaan työtapoja. Erityisesti palkkaennakot tulevat aiheuttamaan haasteita ja tässä asiassa kannattaakin olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään. Tärkeintä on, että yrittäjä ja tilitoimisto sopivat yhteistyön tavoista hyvissä ajoin.
Jäikö jokin asia mietityttämään? Ota yhteyttä omaan kirjanpitäjään.
Siirry tästä kirjoituksen ensimmäiseen osaan.
Ksenia K.,4.10.2018
ksenia@pk-economics.fi
Kuva: Pexels.com
