Verotarkastus, apua! osa 1
9.9.2016
Kirjanpitoautomaatin ensimmäisessä blogipostauksessa haluan keskittyä ikuisuuskysymykseen, nimittäin verotarkastukseen.
Huh, pelkkä sanakin saa kämmenet hikoamaan ja sykkeen koholle. Mutta mennäänpä itse asiaan. Mitä virheitä verotarkastaja useimmiten löytää ja miten asiaan voidaan puuttua jo etukäteen?
Aihe on erittäin laaja – ongelmakohtia on useita – joten päätin jakaa tämän postauksen kahteen osaan. Esittelen kummassakin osassa 5 yleisintä verotarkastajien löytämää virhettä.
1. Löydös: Perusasiat ovat retuperällä
Perusasioista tulee paljon noottia; ovatko tositteet riittäviä ja laskumerkinnät kunnossa? Onko tosite toimitettu ja kirjattu oikeaan aikaan kirjanpitoon? Onko kassakirja ajantasainen? Ovatko matkalaskut täytetty oikein? Onko myyntilaskujen numerointi aukoton?
Ratkaisu: Älä panttaa tositteita, vaan lähetä ne heti kirjanpitäjälle. Pyydä kirjanpitäjääsi katsomaan tositteistasi sillä silmällä ja kommentoimaan mikäli hän havaitsee puutteita.
2. Löydös: Edustuskulut, neuvottelut, pr-toiminta, virkistysmenot, lahjat
Yrityksen harjoittama huomaavaisuus aiheuttaa harmaita hiuksia kokeneellekin yrittäjälle. Oliko kyseessä pr-iltama vai edustuskulu? Onko asiakkaalle joululahjaksi ostettu kashmir-huivi vähennyskelpoinen? Entäpä henkilöstön pikkujoulutarjoilut?
Tämä osio hiuksenhienoineen jaotteluineen ansaitsee oman postauksen ja tulenkin pureutumaan asiaan myöhemmin.
Verotarkastuksen näkökulmasta tärkeintä on dokumentointi. Ilman kunnollista dokumentaatiota – eli todistetta kulun luonteesta – verotarkastajalle voi syntyä täysin erilainen käsitys ostoksesta kuin yrittäjälle.
Itse kirjaan suoraan kuittiin mihin osto liittyy; esimerkiksi ”neuvottelukulut, tilintarkastaja Essi Esimerkki-vierailu” – näin verotarkastuksen sattuessa minun ei enää tarvitse pohtia miksi olen ostanut pullaa ja lounas-susheja firman kortilla.
Ratkaisu: Varmista kirjanpitäjältäsi huomaavaisuuskulujen erot ja dokumentoi kestitykset huolellisesti
3. Löydös: Myyntejä puuttuu kirjanpidosta
Niin hassulta kuin tämä kuulostaakin, niin huomattavan usein myyntejä jää puuttumaan kirjanpidosta. Osa laskuista saattaa unohtua pöytälaatikkoon, osa myynneistä saattaa jäädä laskuttamatta jne.
Verottaja tarkastaa myynnit esimerkiksi pyytämällä sinulta varauskirjaa ja vertaamalla sitä myynteihin. Tai esimerkiksi taksitoiminnassa vertaamalla polttoainekuluja ajettuihin kilometreihin.
Ratkaisu: Laskuta ja lähetä myyntilaskut heti kirjanpitoon. Noudata aukotonta numerointia myyntilaskutuksessa (eli esimerkiki lasku nro 001, nro 002, nro 003 jne.), niin puuttuvat myyntilaskut on helpompi havaita.
4. Löydös: Käteistapahtumat.
Käteistapahtumista on oltava aina kassakirja (eli esim. exceli johon merkkaat mitä ja milloin olet käteisellä ostanut). Varsinkin jos toimintasi luonne ei vaadi kassan olemassa oloa, niin asiahan on erittäin mielenkiintoinen verottajan näkökulmasta. Myös ylisuuri tai negatiivinen kassa ovat aina tarkastelun kohteena.
Ratkaisu: Merkkaa jokainen käteisosto kassakirjaan. Googleta tai pyydä kirjanpitäjältäsi kassakirjapohja avuksi.
5.Löydös: Matkat ja verovapaat korvaukset
Verovapaat ja verollisetkin korvaukset ovat aina tarkastelun alla. Onko kilometrikorvauksille perusteita? Onko matkalasku olemassa ja täytetty oikein? Onko matkustettu yksin vai otitko puolison ja lapsetkin mukaan? jne.
Tässäkin tapauksessa dokumentointi on kaiken A ja O.
Ratkaisu: Selvitä kirjanpitäjältäsi verovapaiden korvauksien perusteet. Täytä matkalasku aina. Älä maksan firman kortilla puolisosi ja lapsiesi matkoja.
Näin! Seuraavat viisi suurinta verotarkastuksissa havaittua puutetta esittelen ensi viikolla.
ksenia@pk-economics.fi
