Kirjanpitäjän vaihto kesken tilikauden – onnistuuko se?
3.10.2026
Kyllä onnistuu. Kirjanpitäjää tai tilitoimistoa voi vaihtaa myös kesken tilikauden.
Silti moni yrittäjä lykkää vaihtoa vuoden loppuun tai seuraavan tilikauden alkuun. Ajatus on ymmärrettävä: eikö olisi paljon helpompaa, että vanha kirjanpitäjä hoitaa tilikauden loppuun ja uusi aloittaa puhtaalta pöydältä?
Joskus näin onkin järkevää tehdä. Mutta pakko se ei ole.
Jos yhteistyö ei toimi, raportointi viivästyy, yhteydenpito takkuaa tai yrityksen tarpeet ovat yksinkertaisesti muuttuneet, ei yleensä ole syytä odottaa kuukausia vain tilikauden päättymisen vuoksi.
Oleellisempaa on suunnitella vaihto kunnolla.
Milloin kirjanpitäjää kannattaa vaihtaa?
Syitä tilitoimiston vaihtamiseen on monia.
Yritys voi kasvaa ja tarvita aiempaa enemmän raportointia tai talousneuvontaa. Käytössä oleva ohjelmisto ei ehkä enää palvele toimintaa. Yrittäjä voi kaivata nopeampaa yhteydenpitoa tai henkilökohtaisempaa palvelua.
Joskus ongelma on yksinkertaisesti siinä, että yrittäjä ei saa taloudestaan riittävästi tietoa.
Kirjanpidon pitäisi toki täyttää lakisääteiset velvoitteet, mutta hyvä taloushallinto auttaa myös ymmärtämään yrityksen tilannetta ja tekemään päätöksiä.
Jos yhteistyö ei enää vastaa yrityksen tarpeita, vaihtoa kannattaa ainakin harkita.
Kesken tilikauden vaihtaminen ei tarkoita koko vuoden kirjanpidon tekemistä uudelleen
Tämä on yksi yleisimmistä huolista.
Jos kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti esimerkiksi tammikuusta elokuuhun ja uusi tilitoimisto aloittaa syyskuusta, lähtökohtana on, että jo tehtyä kirjanpitoa ei tehdä kokonaan uudelleen.
Uuden kirjanpitäjän täytyy kuitenkin saada riittävät tiedot siitä, mitä ennen vaihtoa on tehty.
Kirjanpidon pitää muodostaa yhtenäinen kokonaisuus myös silloin, kun tilikauden aikana on ollut kaksi eri kirjanpitäjää.
Mitä tietoja uudelle kirjanpitäjälle tarvitaan?
Tarvittava aineisto riippuu yrityksestä, käytössä olevasta taloushallinto-ohjelmistosta ja siitä, jatkuuko kirjanpito samassa järjestelmässä vai vaihtuuko samalla myös ohjelmisto.
Tyypillisesti siirrossa tarvitaan esimerkiksi:
- pääkirja ja päiväkirja
- tuloslaskelma ja tase
- tase-erittelyt
- avoimet myynti- ja ostolaskut
- pankkitilien saldot ja tarvittavat tiliotteet
- ALV-ilmoitusten tiedot
- palkkahallinnon tiedot
- käyttöomaisuus- ja poistotiedot
- lainojen ja muiden tase-erien erittelyt
- tarvittavat sopimukset ja muu kirjanpitoaineisto.
Jos tilitoimisto vaihtuu mutta taloushallinto-ohjelmisto pysyy samana, siirtyminen voi olla huomattavasti yksinkertaisempi.
Jos samalla vaihdetaan myös ohjelmistoa, siirto kannattaa suunnitella tarkemmin: mitä tietoja siirretään uuteen järjestelmään ja mitä säilytetään vanhassa järjestelmässä tai arkistossa?
Sopikaa tarkasti, mihin vanhan tilitoimiston työ päättyy
Tämä on mielestäni yksi vaihdon tärkeimmistä asioista.
Ei riitä, että sovitaan:
”Uusi tilitoimisto aloittaa 1.9.”
Pitää myös tietää, mitä vanha tilitoimisto tekee viimeisenä.
Jos vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon elokuun loppuun, kuka tekee elokuun ALV-ilmoituksen? Entä elokuussa maksettavat palkat ja niihin liittyvät ilmoitukset? Kuka käsittelee elokuulle kuuluvan ostolaskun, joka saapuu vasta syyskuussa?
Vastuunjaossa ei pitäisi olla harmaata aluetta.
Hyvä käytäntö on sopia kirjallisesti ainakin viimeinen vanhan tilitoimiston hoitama kirjanpitokuukausi sekä se, kuka vastaa kyseisen kauden vero- ja muista viranomaisilmoituksista.
Tarkista kirjanpidon täsmäytykset ennen siirtoa
Uuden tilitoimiston kannalta tärkeää ei ole ainoastaan saada raportteja, vaan myös varmistua siitä, että lähtötiedot ovat keskenään johdonmukaisia.
Esimerkiksi tuloslaskelman tuloksen pitäisi täsmätä taseeseen. Pankkitilien saldojen pitäisi vastata kirjanpitoa. Myynti- ja ostoreskontran pitäisi täsmätä vastaaviin kirjanpidon tileihin, ja tase-erittelyjen pitäisi vastata tasetta.
Jos aineistossa on ristiriitoja, ne kannattaa selvittää mahdollisimman pitkälle ennen siirtymistä.
Muuten uusi kirjanpitäjä joutuu aloittamaan työnsä tutkimalla vanhojen lukujen eroja – ja siihen kuluu sekä aikaa että asiakkaan rahaa.
Entä ALV ja muut ilmoitukset?
Kesken tilikauden tapahtuvassa vaihdossa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota ilmoituskausiin ja määräpäiviin.
Jos esimerkiksi vanhan tilitoimiston toimeksianto päättyy elokuun kirjanpitoon, pitää sopia erikseen, tekeekö se vielä elokuun ALV-ilmoituksen vai siirtyykö ilmoituksen tekeminen uudelle tilitoimistolle.
Sama koskee palkkahallintoa ja muita viranomaisilmoituksia.
Olettaminen on tässä huono toimintamalli.
Sopikaa kuka tekee, mitä tekee ja mihin päivään asti.
Muista käyttöoikeudet ja valtuudet
Kirjanpitäjän vaihtaminen tarkoittaa yleensä myös erilaisten käyttöoikeuksien päivittämistä.
Uusi tilitoimisto voi tarvita käyttöoikeuksia esimerkiksi taloushallinto-ohjelmistoon, pankkiyhteyksiin ja muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin sekä tarvittavia Suomi.fi-valtuuksia veroasioiden hoitamiseen.
Samalla kannattaa tarkistaa, mitkä vanhan tilitoimiston käyttöoikeudet voidaan poistaa ja milloin.
Niitä ei kuitenkaan kannata sulkea liian aikaisin, jos vanhalla tilitoimistolla on vielä sovittuja töitä kesken.
Kuka tekee tilinpäätöksen?
Jos tilitoimisto vaihtuu kesken tilikauden, tilinpäätöksen tekee yleensä uusi tilitoimisto, jos se hoitaa kirjanpidon tilikauden päättyessä ja asiasta on näin sovittu.
Tämä tarkoittaa samalla sitä, että uuden kirjanpitäjän pitää pystyä luottamaan myös ennen vaihtoa tehtyyn kirjanpitoon – tai ainakin saada riittävä aineisto sen tarkistamiseen.
Mitä paremmassa kunnossa siirrettävä aineisto on, sitä sujuvammin myös ensimmäinen tilinpäätös uuden tilitoimiston kanssa yleensä onnistuu.
Voiko vanha tilitoimisto kieltäytyä luovuttamasta aineistoa?
Yrityksen oma kirjanpitoaineisto on eri asia kuin tilitoimiston omat työpaperit ja sisäiset aineistot. Vaihdon yhteydessä kannattaa siksi selvittää tarkasti, mitä aineistoa yritykselle kuuluu luovuttaa ja missä muodossa.
Myös voimassa olevan toimeksiantosopimuksen ehdot kannattaa tarkistaa hyvissä ajoin.
Erityisesti mahdollinen irtisanomisaika voi vaikuttaa siihen, milloin yhteistyö käytännössä päättyy ja mitä töitä vanha tilitoimisto vielä tekee.
Hyvin suunniteltu vaihto voi olla yllättävän helppo
Kirjanpitäjän vaihtamista kesken tilikauden ei tarvitse pelätä.
Ratkaisevaa ei ole se, vaihtuuko kirjanpitäjä tammikuun ensimmäisenä päivänä vai keskellä vuotta. Ratkaisevaa on se, että katkoskohtaan vedetään selkeä viiva.
Vanhan kirjanpitäjän tehtävät päätetään hallitusti, aineisto ja lähtösaldot tarkistetaan, uuden kirjanpitäjän vastuut määritellään ja tarvittavat käyttöoikeudet järjestetään ajoissa.
Silloin kirjanpito jatkuu siitä, mihin edellinen kirjanpitäjä jäi.
Tilitoimistoa ei siis tarvitse vaihtaa kalenterin mukaan. Sen voi vaihtaa silloin, kun yrityksellä on siihen tarve – kunhan vaihto tehdään hallitusti.
Olga Svarvali
olga@pk-economics.fi
